Organisaation muutos vaikuttaa kaikkiin, mutta yksin sitä ei voi kontrolloida kukaan

Käsi ylös se, joka on onnistuneesti suunnitellut organisaation muutoksen itse tai johtoryhmän kanssa ja toteuttanut sen suunnitelmien mukaan?

Menikö kaikki putkeen ja homma maaliin? Mikäli kyseessä todella oli ylhäältä ideoitu, suunniteltu ja jaeltu muutos, veikkaamme, että kovin monella ei mennyt. Yhden arvion mukaan noin 80 % organisaatiomuutoksista epäonnistuu.

Jos joku taas kertoo vieneensä onnistuneesti muutoksen läpi ottamalla henkilöstön mukaan heti alusta lähtien, kuulostaa heti uskottavammalta.

Niin kauan kuin johdossa uskotaan, että muutos lähtee yksin ylhäältä ja organisaation muodostavat ihmiset ovat passiivisia muutokseen sopeutujia – tai muutosvastarinnan lähteitä –, voi suunnitelmille ennustaa hankaluuksia. Eivät organisaation työntekijät ole passiivisia kohteita. Eivät he myöskään tahallaan vastusta kaikkea muutosta. Jos katsoo oikein tarkkaan, organisaatiossahan tapahtuu muutosta ihan koko ajan – ja se muutos on lähtöisin henkilöstöstä itsestään. Organisaatiomuutokset tulisi siis käynnistää sieltä, missä muutosta tapahtuu koko ajan.

Muutos on vaikeaa – ja silti haluamme muuttua

Uskokaa tai älkää, muutos ja muuttuminen on osa ihmisen luontoa. Kyse on sopeutumisesta siihen sosiaaliseen ympäristöön, joka kullakin hetkellä haastaa ja voimaannuttaa. Ihmiset ihmettelevät ja yhdessä keskustellen muodostavat käsitystä siitä, mitä on meneillään. Ja siitä, miten suhtautua uusiin asioihin, muutoksiin, johdon viesteihin – ja mitä muutoksia he itse aikovat tehdä.

Niin kauan kuin muutos on olemassa lähinnä PowerPointissa, se ei mitenkään voi tapahtua ihmisissä. Ihan riippumatta siitä, kuinka monta kertaa samaa diaa esitellään. Muutoksen on lähdettävä yhteisöstä, jossa siitä keskustellaan ja sille muodostetaan merkityksiä: ”Taas ne siellä johtoryhmässä yrittävät keksiä pyörää uudelleen, onhan se jo nähty ettei se toimi.” Tai: ”Ihan kiva ajatus tässä strategiauudistuksessa joo, mutta eiks niin, ettei me voida koska…” Tai ehkä: ”Tämä on hyvä juttu, alan toimia jatkossa näin, jos vain muistan.” Näitä ajatuksia ja merkityksiä sitten jaetaan yhteisissä keskusteluissa ja kanavissa ja pyöritellään omassa mielessä, kenties kotiväenkin kanssa.

Kun henkilöstö kokee, että heitä ja heidän yhteisesti luomiaan merkityksiä on kuunneltu ja niitä kunnioitetaan, he voivat turvallisin mielin muuttaa toimintaansa. Siihen tarvitaan kokemus, että on ryhmässä hyväksytty ja että on turvallista tehdä asioita toisin tai ajatella niistä eri lailla. Samalla voi syntyä hyväksyntä sille, että tämä muutos on hyvä ja toivottu – ja että itsekin voi sen eteen muuttaa käyttäytymistään, vaikka se vähän hankalalta tuntuisikin.

Parempaan tulevaisuuteen kantava silta

Eikö tuntuisi aika fiksulta ottaa muutoksessa käyttöön kaikki organisaation osaaminen – etenkin, jos sen voisi tehdä siten, että yhteinen jalostaminen luo matkan varrella myös sitoutumista? Aidon osallistamisen ja osallistumisen tarve liittyy kaikkiin organisaation tulevaisuuden kannalta keskeisiin muutoksiin – eikä vain niiden perinteisten aiheiden parissa.

Olemme työssämme eri kokoisten organisaatioiden kanssa huomanneet, että yhteisen keskustelun mahdollistaminen on erityisen keskeistä muutoksessa, jossa on kyse arvojenmukaisesta toiminnasta tai eettisen toimintakulttuurin kehittämisestä – siis juuri niillä alueilla, joilla pitää pärjätä ollakseen houkutteleva työnantaja ja kilpailukykyinen, vastuulliseksi mielletty toimija tulevaisuudessa.

Meidänkin uusin strategiamme ja siihen liittyvä muutos suunniteltiin yhteisen työskentelyn ja osallistavan uudistumisen periaattein, muun muassa digitaalisen Strategialuotain-työkalun tuella. Ajatusten ja ehdotusten jakaminen, keskinäinen kuuntelu ja kokemus siitä, että omalla mielipiteellä on väliä, loivat yllättävänkin sujuvasti mahdollisuuden suunnitella tulevaa – yhdessä, etätyöskentelystä huolimatta. Se ei tee muutoksesta helppoa tai valonnopeaa mutta kasvattaa kyllä uskoamme onnistumiseen, läpi uudistumisen erilaisten vaiheiden. Olemme vasta astuneet muutoksen sillalle, mutta vakaa aikomuksemme on kulkea sitä yhdessä jatkossakin.

Kirjoittajat Päivi Montgomery ja Anna Heiliö uskovat yhdessä uudistumisen voimaan. Heitä kiehtovat arvojen ja strategian todeksi elämisen haaste, organisaation oman kulttuurin ja kielen merkitys sekä muutoksen psykologian tarjoama ymmärrys matkan varrelle.