Kehitä työntekijä­kokemusta digitaalisella työ­kirjalla

Tukea esihenkilöille ja konkretiaa työntekijäkokemuksen kehittämiseen digitaalisen työkirjan avulla

Valtaosa organisaatioista seuraa henkilöstökokemuksen kehittymistä tänä päivänä erilaisten pulssimittausten ja henkilöstötutkimusten avulla. Eräänlaisena ikuisuushaasteena tuntuu kuitenkin yhä olevan se, että tutkimusten tulokset eivät johda konkreettisiin kehittämistoimenpiteisiin. Tämä on hyvin valitettavaa, sillä henkilöstökokemuksen mittaamisen tärkein funktio tulisi olla organisaation tuottavuuden ja hyvinvoinnin jatkuva kehittäminen tuki ja seuranta, sekä avoimen ja luottamuksellisen keskustelun ja vuorovaikutuksen varmistaminen.

Yleisimmät syyt miksi tämä ei toteudu:

• Ajan puute tai siihen vetoaminen
• Tulokset ovat vaikeaselkoiset/vaikea tunnistaa oleellinen
• Tulosten käsittelyyn ei ole tarjottu tiimeille yhteistä mallia ja tuki puuttuu

Lähde: MPS People Analyticsin tekemä kysely HR-päättäjille 09/2021

Helpotamme esihenkilöiden arkea

Esihenkilöt ovat se henkilöstöryhmä organisaatioissa, jonka huoli ja kiireet on pandemian myötä kasvanut eniten.  * Tutkimuksessamme esihenkilöiden usko siihen, että he vielä kahden vuoden päästä pystyvät tekemään työtä nykyisellä tahdilla, oli eri henkilöstöryhmistä kaikista heikoin. Esihenkilöt kokivat lisäksi pystyvänsä tasapainottamaan työn ja vapaa-ajan vaatimukset keskenään kaikista heikoimmin.

Jo ennen pandemiaa esihenkilöt ovat kokeneet, että heillä ei ole riittävästi aikaa kohdata ja antaa tukea alaisilleen. Pandemian myötä lisääntynyt etätyö on kasvattanut esihenkilöiden huolta entisestään, sillä nyt he ovat enenevissä määrin huolissaan myös alaistensa jaksamisesta sekä henkisestä hyvinvoinnista samalla kun heidän oma jaksamisensa on monesti koetuksella.

On tärkeää, että esihenkilöiden arkea pyritään helpottamaan mahdollisimman paljon niiltä osin kuin se on mahdollista. Esihenkilöiden rooli henkilöstökyselyiden tulosten käsittelyssä ja kehittämistoimenpiteiden suunnittelussa sekä toimeenpanossa yhdessä tiimien kanssa, on todella merkittävä. Yksi keino helpottaa esihenkilöiden ja tiimienkin arkea, on tarjota heille tukea henkilöstökyselyiden tulosten käsittelyyn ja kehittämistoimenpiteiden suunnitteluun.

Työkirja tukee tiimien kehittämistä

Henkilöstökyselyn tuloksista saadaan eniten hyötyä irti silloin, jos niistä keskustellaan tiimeissä esihenkilöiden johdolla ja keskustelut johtavat lisäksi kehittämistoimenpidesuunnitelmiin. Jos tähän ei ole luotu yhteistä toimintatapaa, niin riskinä on että mittauksen tärkein vaihe jää arjen kiireiden jalkoihin ja kokonaan tekemättä. Kun kehittymiselle luodaan yhteinen malli ja tarjotaan siihen henkilökohtainen tuki, alkaa tuloksia syntyä.

Esihenkilöiden ja tiimien on paljon helpompaa käsitellä tuloksia sähköisen työkirjan avulla, joka sisältää valmiin käsikirjoituksen sekä opastuksen vaihe vaiheelta. Työkirjan hyödyntäminen onnistuu, vaikka tiimi kokoontuisi etänä, sillä se voidaan jakaa esimerkiksi Teams-palaverissa.

Työkirjasta löytyvän valmiin sisällön sekä opastuksen avulla, esihenkilö säästää paljon aikaa jo pelkässä tuloskeskusteluun valmistautumisessa. Myös keskustelu sujuu luontevammin, kun työkirja opastaa eteenpäin vaiheittain. Opastetun keskustelun teemoja ovat mm:

• Mihin olemme tuloksissa tyytyväisiä
• Missä asioissa nähdään kehittämisen varaa
• Onko tuloksissa sellaisia asioita, jotka jakavat vahvasti mielipiteitä

Kun tuloksista on keskusteltu riittävästi, edetään kehittämistoimenpiteisiin. Ensimmäisessä vaiheessa valitaan listalta yksi tai tarvittaessa useampi asia, jota päätetään lähteä kehittämään. Jos mikään valmiiksi ehdotetuista kehittämistoimenpiteistä ei saa kannatusta, voidaan lisätä listan ulkopuolinen kehittämiskohde ja kirjata se ylös.

Seuraavassa vaiheessa työkirja pyytää kertomaan, miten valittua kohdetta lähdetään konkreettisesti viemään eteenpäin. Tämän jälkeen kirjataan siitä vastuussa olevat tahot ja kolmanneksi kirjataan kehittämisen aikataulu. Kun kirjaukset on suoritettu esihenkilö käy vielä merkitsemässä kehittämiskohteen statuksen työkirjaan. Statukset ilmoitetaan liikennevalotyyppisesti eli aloittamatta, kesken ja valmis.

Dataa myös kehittämistoimenpiteiden etenemisestä

Työkirjan avulla saadaan henkilöstökyselyn tuloksista synnytettyä hyvin tärkeää keskustelua tiimeissä, jolloin myös tulokset avautuvat kaikille paremmin. Keskustelun lisäksi syntyy konkreettisia kehittämistoimenpiteitä. Tiimien valitsemat kehittämistoimenpiteet kuvastavat hyvin myös niitä asioita, jotka tiimeissä koetaan erityisen tärkeinä. Valituista kehittämistoimenpiteistä, niiden sisällöistä sekä etenemisestä pystytään näin ollen raportoimaan organisaation eri tasoille ja saadaan täten hyvin arvokasta tietoa johtamisen tueksi.

*MPS People Analyticsin tutkimus: Johtamisen tulevaisuus – onko suunta muuttumassa? Tutkimus toteutettiin 11/2021 ja siihen vastasi yhteensä 2248 henkilöä, joista 64 % oli johtajia, 7 % esihenkilöitä, asiantuntijoita 25 % ja työntekijöitä 4 %.

Voimme tarjota räätälöidyn työkirjan käyttöönne, vaikka emme olisi kumppaninne henkilöstötutkimuksen toteuttamisessa. Pyydä lisätietoja ottamalla yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta.