Rekrytointien ja henkilöarviointien yhteisrekisteri

Tietosuojaseloste

Päivitetty 22.10.2024

1 Rekisterinpitäjä

"MPS" toimii pääsääntöisesti yhteisrekisterinpitäjänä rekrytoinnin (ml. suorahaut) ja henkilöarvioinnin asiakkaansa kanssa. MPS ja asiakas sopivat yhteisrekisterinpitäjyyteen liittyvistä vastuistaan tietosuoja-asetukset 26 artiklan mukaisella sopimuksella. Yritysrekrytoinnin tai henkilöarvioinnin osalliset voivat käyttää tietosuojaoikeuksiaan sekä suhteessa MPS:ään että rekrytoivaan organisaatioon / työnantajaansa.  

MPS:n ja asiakkaan välisen toimeksiannon luonteesta riippuen MPS voi poikkeuksellisesti toimia myös henkilötietojen käsittelijänä asiakasorganisaation lukuun (tällainen tilanne voi olla esimerkiksi, jos MPS:n konsultti avustaa asiakasta työhaastattelun järjestämisessä) Tällöin MPS ohjaa mahdolliset henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja pyynnöt asiakkaalle.

MPS-Yhtiöt Oy
Y-tunnus: 0201148-3
Keilaranta 17 C, 02150 Espoo
+358 (0)20 7469 400
privacy@mps.fi

2 Rekisteriasiat ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Rekisteriasioissa ota yhteyttä osoitteeseen privacy@mps.fi .

3 Rekisterin nimi

MPS:n ja asiakkaan rekrytointien ja henkilöarviointien yhteisrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja säilyttäminen

Rekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus on MPS:n asiakkaan tilaamien rekrytointien (ml. suorahaut) ja henkilöarviointien suorittaminen.

Tietojen käsittelyperuste on rekrytoinneissa sopimus ja henkilöarvioinneissa arviointiin osallistuvan suostumus. Suorahaun alkuvaiheessa ehdokastietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Suorahakuyritykset katsovat liiketoimintansa vuoksi heillä olevan oikeutettu etu henkilötietojen käsittelyyn, joka pohjautuu kandidaattien ja suorahakuyritysten merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen. Oikeutetun edun käyttö on arvioitu tasapainotestillä.

MPS säilyttää rekrytoinnin ja henkilöarvioinnin tietoja kahden vuoden ajan hakijaprofiilin luomisesta, hakemuksen jättämisestä, suorahaun tietojen vastaanottamisesta tai henkilöarvioinnista. Säilytysaika perustuu lain kanneaikoihin. Säilytysajan umpeuduttua tiedot poistetaan tai anonymisoidaan tutkimuskäyttöä varten. Rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksensa tietojensa (esim. MPS:n sähköisessä portaalissa luodun hakijaprofiilin) säilyttämiselle tätä pidempään.

MPS seuraa arviointimenetelmiensä toimivuutta ja henkilöarviointiensa onnistumista tekemällä seurantatutkimusta sekä menetelmien kehitystyötä. Menetelmäkehitys- ja tutkimustarkoituksiin käytettäessä tietoja käsitellään anonymisoituina siten, että yksittäistä vastaajaa ei pystytä henkilöimään tai tunnistamaan.

Hakijan tietoja voidaan käyttää muissa hauissa siinä MPS:n asiakasyrityksessä, johon hänen hakemansa tehtävä sijoittuu kuuden kuukauden ajan hakemuksen jättämisestä. Jos hakija haluaa rekrytoinnin yhteydessä antaa tietonsa myös muiden MPS:n asiakkaiden toimeksiannosta tehtävien hakujen käyttöön, ne siirtyvät MPS:n omaan hakijarekisteriin, johon liittyvästä henkilötietojen käsittelystä kerrotaan tarkemmin MPS-Yhtiöiden urapalvelujen tietosuojaselosteessa. Ilman tätä lupaa tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

Rekrytoinnin tai arvioinnin kautta valittujen ehdokkaiden tiedot siirtyvät MPS:n asiakkaan omaan rekisteriin.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyt ovat MPS:n asiakkaan toimeksiannosta tehtäviin rekrytointeihin ja henkilöarviointeihin osallistuvia henkilöitä. Tallennettavat tiedot vaihtelevat palvelun mukaan. Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaisia tietoja rekisteröidyistä:

• yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
• muut henkilöön liittyvät perustiedot kuten syntymäaika ja sukupuoli, nykyinen työ- tai tehtävänimike ja työnantaja
• valokuva
• muut työ- ja koulutustaustaan liittyvät tiedot
• työllistymiseen ja urakehitykseen liittyvät tiedot ja toiveet
• rekisteröidyn tallentamat tai toimittamat dokumentit kuten ansioluettelot ja hakemukset
• persoonallisuustestien ja muiden arvioinnin menetelmien tuottamat tiedot sekä henkilöarviointiprosessin tulokset ja raportit
• videohaastattelukysymysten vastaustallenteet
• rekrytointiprosessin kulkua ja etenemistä koskevat tiedot, kuten varatut haastatteluajat ja muu viestintä rekisteröidyn ja MPS:n välillä

Rekisteröity voi itse luoda tilin MPS:n käyttämiin portaaleihin, joissa tämä voi suorittaa henkilöarviointeihin liittyviä testejä ja jonka kautta rekrytoinnin eri vaiheita hallinnoidaan. Tällöin MPS käsittelee myös tietoja henkilön rekisteröitymisestä portaaliin sekä henkilön luoman hakijaprofiilin tietoja.

6 Rekisterin tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään (esim. tämän toimittaessa tietoja MPS:n portaalin kautta) tai yhteisrekisterin toiselta rekisterinpitäjältä (asiakas). Suorahakua käytettäessä ehdokkaita saatetaan etsiä erilaisia julkisia lähteitä käyttäen. Näitä ovat esimerkiksi avoimet verkkosivut ja käyttäjäoikeuksin suojatut ehdokas-, yritys ja toimialatietoa sisältävät tietokannat ja palvelut.

7 Tietojen siirrot ja luovutukset

Yhteisrekisterin osapuolet siirtävät tietoja toisilleen toimeksiantosopimuksen mukaisen rekrytoinnin tai henkilöarvioinnin osalta. MPS siirtää tarvittaessa yhteystietoja (nimi, sähköpostiosoite) rekrytoinnin yhteydessä mahdollisesti käytettävien persoonallisuus- ja kykytestien toimittajille, jotka ovat MPS:n alihankkijoina henkilötietojen käsittelijöitä.

Lisäksi MPS:n alihankkijoina ja henkilötietojen käsittelijöinä käytetään IT-palveluntarjoajia, jotka vastaavat rekrytointiin ja henkilöarviointiin käytettävien järjestelmien teknisestä ylläpidosta.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä muihin tarkoituksiin ilman tietojen antajan lupaa, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu pääosin Euroopan talousalueella. Jotkin yhteistyökumppanimme voivat käsitellä tietoja EU:n ulkopuolella. Kaikki palveluntarjoajat ovat sitoutuneita noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on tarve käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Tiedot kerätään rekistereihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Rekisterit ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

9 Tarkastus- ja poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu, poistaa tai oikaista tiedot sekä rajoittaa niiden käsittelyä. Tiedot poistetaan pyynnön mukaisesti ellei laki edellytä niiden säilyttämistä.

Tarkastuspyyntö (ml. pyyntö tietojen poistosta tai oikaisusta) on tehtävä rekisteritietojen tarkastuspyyntö-lomakkeella tai kirjallisesti ja silloin lähetettävä allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen.

10 Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tai vastustaa tietojensa käsittelyä (sopimus, oikeutettu etu). Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle epäkohdista henkilötietojen käsittelyssä.

11 Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka

Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

12 Muutokset tähän selosteeseen

Parannamme ja kehitämme palveluitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.